Manual de Operações de Eventos

Apresentação


Muito obrigado por escolher o Costão do Santinho para a realização do seu evento.


Neste manual você encontrará todas as informações necessárias para que tudo transcorra da melhor maneira possível, desde a organização até a execução do seu projeto.


Em caso de dúvidas, nossa equipe fica à disposição para mais esclarecimentos.


Bem-vindo ao Manual de Operações de Eventos do Costão do Santinho!

Índice

1. PROJETOS CENOGRÁFICOS, DECORAÇÃO E ESTANDES 2. PISOS, PAREDES E TETOS 3. PÔSTERES E PUBLICIDADE 4. LIMPEZA DE CENOGRAFIA, ESTANDES, TENDAS E ÁREAS PÚBLICAS 5. TOALETES 6. TELEFONES 7. INTERNET 8. PROCEDIMENTOS DE SEGURANÇA E STAFF DE SEGURANÇA 9. ASSISTÊNCIA MÉDICA 10. UTILIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS 11. EXTINTORES DE INCÊNDIO E SAÍDAS DE EMERGÊNCIAS 12. ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAL E PESSOAL - DAS 8h ÀS 20h 13. STAFF DE EVENTOS E FORNECEDORES 14. ENERGIA ELÉTRICA E GERADORES DE ENERGIA 15. SOM, MÚSICA AO VIVO E MÚSICA AMBIENTE 16. ECAD PARA SHOWS NACIONAIS E INTERNACIONAIS 17. ALVARÁS PARA A REALIZAÇÃO DE EVENTOS 17.1 FESTAS NA PRAIA, LICENÇAS AMBIENTAIS E ALVARÁS 18. ALIMENTOS E BEBIDAS 19. ESTACIONAMENTOS 20. COSTÃO SPA 21. ESPORTES & LAZER 22. COSTÃO GOLF 23. TERMO DE RESPONSABILIDADE
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1. Projetos cenográficos, decoração e estandes


Projetos de tendas, estandes, palcos e montagens especiais devem ser encaminhados à Célula de Eventos do Costão do Santinho com pelo menos 15 dias de antecedência do evento. 


Medidas, elevações, rotas de fuga, totens, painéis, estruturas box truss, tapadeiras, entre outros materiais e equipamentos devem constar no projeto. 


É de responsabilidade do organizador montar e desmontar o evento no prazo e nas condições especificadas neste manual e de acordo com o contrato.


A empresa organizadora é corresponsável pelos atos de todas as empresas terceiras caso desrespeitem as regras de utilização das instalações do resort.


O Costão do Santinho paralisa qualquer trabalho que não siga as normas estabelecidas no Manual de Operações de Eventos e pode interromper ações caso perceba que o projeto cenográfico ou montagem de estruturas levam risco aos participantes. Caso haja depredação do patrimônio do resort, a organização do evento será responsabilizada e arcará com os reparos.


Montagens especiais não poderão ser realizadas diretamente na parede, piso ou carpete do resort. Caso necessário forrações devem ser previstas. 


A utilização de máquinas elétricas tais como furadeiras, serras, e outras que provoquem ruídos e vibrações, não está autorizada, assim como lixar ou pintar qualquer tipo de material nas dependências do resort. As peças deverão chegar ao local com o trabalho de pintura e arte final concluído. Se necessário, a Célula de Eventos verificará a disponibilidade de local apropriado para esse trabalho.


É expressamente proibida a utilização de velas decorativas devido ao grande risco de incêndio.


Pedidos especiais de instalações de energia elétrica e pontos de água deverão ser encaminhados com 15 dias de antecedência para análise e posterior orçamento.


As salas devem ser entregues nas mesmas condições em que foram encontradas. Cabe ao organizador e aos demais fornecedores observarem a preservação das instalações durante a operação do evento, da montagem à desmontagem.


Antes da montagem e após a desmontagem, um staff do Costão juntamente com um responsável da organização do evento realizam a inspeção e vistoria dos espaços para que seja providenciado qualquer reparo necessário e também que seja cobrado caso haja alguma avaria após o evento.

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2. Pisos, paredes e tetos


Não é permitido apoiar, colar ou fixar cartazes, banners ou qualquer outro material nas paredes, portas dos salões, foyers e áreas de circulação. Pisos e paredes dos salões não podem ser demarcados, furados ou pintados. No caso de dúvidas, sempre solicitar a autorização prévia da Célula de Eventos.


Nas áreas de montagem de estandes onde houver carpete - Salão Açores, por exemplo - a montadora deve colocar uma forração protetora embaixo dos estandes para evitar a danificação do carpete. A forração deve ser fixada com fita dupla face que não danifique o piso ou carpete.


Na maioria dos espaços de eventos do resort há possibilidade de fixar materiais no teto com ganchos e varas que são protegidos por placas de isolamento. É obrigação da organizadora do evento recolocar essas placas nos mesmos locais após a desmontagem do evento. Caso aconteça o descumprimento dessa regra, o Costão aplicará multa.


Os estandes e as tapadeiras deverão ser montados a uma distância mínima de 0,50 metros das paredes e divisórias, e a montagem não poderá ser realizada em frente a quadros elétricos, de telefonia, saídas de emergência, extintores de incêndio e hidrantes.

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3. Pôsteres e publicidade


A distribuição e colocação de folhetos, pôsteres, banners, faixas ou similares em áreas que não estão locadas ou privatizadas para o evento necessitam de autorização prévia da supervisão de eventos, pois não são permitidas ações promocionais para os demais hóspedes do resort.


A comunicação visual com o intuito de sinalização do evento é permitida nas áreas sociais.


Os mastros dos salões podem ser utilizados para colocação de bandeiras do evento. Solicite ao supervisor do evento orientação dos locais autorizados.

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4. Limpeza de cenografia, estandes, tendas e áreas públicas


Os organizadores, por intermédio das empresas contratadas para a montagem de tendas e estandes, são responsáveis pela limpeza cenográfica nos espaços de eventos a partir da montagem até a desmontagem do evento e também pela retirada do lixo gerado durante a montagem.


O Costão do Santinho responsabiliza-se pela limpeza do piso, corredores (no caso de estandes) e áreas de circulação. A limpeza no interior dos estandes é de responsabilidade dos organizadores ou do expositor.


O uso de papel picado, serpentina, confete, balões, bebidas ou qualquer outro tipo de material que necessite mais atenção na limpeza, deverá ter a consulta e autorização da Célula de Eventos. Essas ações demandam cobrança de taxa de limpeza com valor estabelecido pelo resort. Caso os participantes utilizem esses artifícios, mesmo sem o consentimento da organização do evento, também será aplicada a cobrança.


A gestão de resíduos sólidos gerados pelos eventos é essencial para a sobrevivência do patrimônio natural e cultural da empresa e da região, por isso, o Costão do Santinho participa ativamente do Programa de Gestão Ambiental.


Para a recolha e o descarte correto do lixo cenográfico, responsabilidade da empresa organizadora, a Brooks Ambiental, fornecedora exclusiva, presta serviços de transporte, triagem e destino final do lixo, pois possui um espaço nas dependências do resort destinado ao manuseio desses resíduos para as diferentes classes e tipos.


Não será permitida a utilização de caçambas “papa-entulho” para a coleta, separação, reciclagem e destinação dos resíduos gerados pelos eventos, uma vez que estas empresas não possuem uma área licenciada e/ou não há local adequado para o acondicionamento.


A não remoção correta de lixo cenográfico resultará em cobrança de taxa de limpeza com valor a ser estipulado pela Célula de Eventos do Costão.




Contratação obrigatória

Empresa: Brooks Ambiental

Contato: Murilo de Almeida

(48) 3344 - 1515 / 9 91427864

comercial2@brooksambiental.com.br


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5. Toaletes


O Costão do Santinho dispõe de toaletes para uso dos clientes. A manutenção e a limpeza deles são de responsabilidade do resort, exceto na contratação de banheiros químicos, quando a limpeza fica a cargo do cliente.


Os toaletes não deverão ser usados para limpeza de materiais, lavagem de panos de chão, etc.

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6. Telefones


Ramais telefônicos externos devem ser solicitados com 7 dias de antecedência do início do evento e as ligações serão tarifadas de acordo com os valores praticados pelo resort.


Ramais internos não têm custo extra e devem ser solicitados com 24 horas de antecedência ou na mesma hora, mediante disponibilidade de equipe para a instalação.

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7. Internet


Para pontos de internet na área do evento, a supervisão de eventos deverá receber a solicitação no prazo de 24 horas antecedentes ao evento. Solicitações de última hora serão atendidas, porém, o prazo de entrega dos pontos dependerá da disponibilidade da equipe de informática do resort.


Internet para eventos


O acesso à internet nos espaços de eventos do Costão: CIE - Centro Internacional de Eventos, Núcleo Cruzeiro do Sul, Núcleo Tupi-Guarani, Espaço Arvoredo, Espaço Tuguá e Salão Cascaes, se dá através da rede wireless “Costão Eventos” com senha fornecida pela Célula de Informática, mediante solicitação antecipada para a Célula de Eventos com custo adicional.


Internet para apartamentos e áreas sociais


Cortesia através da rede wireless “Costão Hóspedes”. Após a conexão há direcionamento para a página do Costão para inserção de informações pessoais e do apartamento de cada hóspede.


O Costão do Santinho possui exclusividade na prestação de serviços de internet, ou seja, não é permitida a execução de serviços por empresas terceiras.

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8. Staff de segurança e procedimentos de segurança


A equipe de segurança nas áreas onde o evento será realizado é de responsabilidade da organização do evento. A segurança do resort é responsável pelas áreas sociais e de hospedagem.


Caso o cliente contrate segurança externa, deverá entrar em contato com a coordenação de Segurança do resort para identificação da empresa terceirizada, entregando-lhe relação nominal dos componentes do staff, juntamente com uma fotocópia da documentação pessoal de cada um dos integrantes.


O resort não se responsabiliza por objetos de valor, bem como material de trabalho, obras de arte, equipamentos, etc., deixados nas salas, estandes ou áreas comuns.


De acordo com a Norma de Segurança contra Incêndio do Corpo de Bombeiro Militar de Santa Catarina, é necessário 1 brigadista de incêndio a cada 500 participantes. A contratação é de responsabilidade da organização do evento, consulte a Célula de Eventos para indicações de profissionais.


Shows pirotécnicos com queima de fogos ao ar livre necessitam de alvará emitido pela Polícia Civil de Santa Catarina. A Célula de Eventos pode ajudar com as instruções de como proceder para conseguir a documentação para o evento. Nos espaços internos de eventos do Costão não é permitida a queima de fogos.


O uso de EPI’s (equipamento de proteção individual) é obrigatório. Caso o staff não esteja devidamente protegido para a execução dos serviços, o resort poderá interromper a montagem ou desmontagem. 


Algumas documentações são exigidas por lei. Confira quais delas as empresas terceiras devem ter durante a realização de trabalhos no Costão do Santinho:


1- ASO - Atestado de Saúde Ocupacional (dentro da validade de 1 ano).


2- Certificados de capacitação correspondentes às áreas de atuação com as validades exigidas por lei (cursos e treinamentos). 


3- Supervisor da prestadora, habilitado para acompanhar os trabalhos.


O resort possui ambulatório terceirizado 24 horas para atendimento aos hóspedes. Para eventos com mais de 200 participantes é necessária a contratação antecipada de uma ambulância privativa para o evento.

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9. Assistência médica


Informamos que pela ausência de certificado de regularidade de inscrição emitido pelo Conselho Regional de Medicina (CRM) pela maioria das prestadoras de serviços de emergências médicas na região, foi estabelecido pela direção do Costão do Santinho que a Help Emergências Médicas é o fornecedor exclusivo na prestação de serviço neste segmento. Somente a Help pode prestar serviço para eventos no Costão do Santinho.

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10. Utilização de equipamentos


O Costão do Santinho poderá impedir ou determinar o período de duração de demonstração de qualquer equipamento que, a seu critério, possa apresentar riscos às pessoas, produtos, estruturas ou estandes. Incluem-se nesse grupo equipamentos que produzem alto nível de ruído, vibrações, fumaça, odores, pirofagia ou qualquer outro que possa perturbar os clientes e hóspedes e comprometer as operações do resort em geral.

É proibido a utilização de equipamentos que utilizem gás de cozinha (GLP) em espaços fechados. Para esses casos os equipamentos com aquecimento por indução (elétricos) são permitidos.

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11. Extintores de incêndio e saídas de emergência


Os salões, “foyers” e áreas de circulação estão equipados com extintores em pontos estratégicos. Em nenhuma circunstância essas instalações podem ser obstruídas pela colocação de objetos ou materiais. Recomendamos que o organizador e seus contratados se familiarizem com a localização dos equipamentos de combate a incêndio e com as saídas de emergências dos salões.

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12. Entrada e saída de materiais | Montagens e desmontagens


Materiais com destino a eventos devem estar identificados com o nome do evento. Os volumes devem ser enviados para a Central de Serviços de Eventos a partir de 7 dias antecedentes ao início do evento. É imprescindível que a nota fiscal seja enviada com os dados cadastrais da empresa/expositor. O Costão do Santinho não emite nota fiscal de simples remessa e de retorno para materiais de eventos. Para confirmação da chegada do material, ligar para a Central de Serviços de Eventos: 48 3261 1879.


Para o resort prever o acompanhamento, sempre que houver necessidade de montagem e desmontagem da estrutura do evento fora do horário convencional (das 7h às 23h), o organizador do evento deve informar no checklist a ser enviado à Célula de Eventos com 7 dias de antecedência do início do evento.


Para evitar o desgaste prematuro dos equipamentos, a utilização do ar-condicionado nos espaços de eventos durante montagens e desmontagens somente será autorizada caso as portas estejam fechadas, ou seja, durante o descarregamento e carregamento de materiais o ar-condicionado ficará desligado.


Será de responsabilidade da empresa organizadora fazer a desmontagem dos salões e retirada de todos os produtos, materiais e equipamentos nos prazos e condições previamente estabelecidos.


O acesso ao Parador Sambaqui, Rancho do Pescador, Santinho Grill e piscinas das Vilas Açorianas é de somente um veículo por vez, com dimensão máxima de 3,30 metros de altura e 2,60 metros de largura. O controle de acesso é realizado pela segurança do Costão e veículos do resort em serviço têm prioridade.


Atrasos na devolução dos espaços alugados serão cobrados. 



Orientações para postagens e envio de materiais e identificação:


Costão do Santinho Resort & SPA

(nome do evento) -A/C CIE (Centro Internacional de Eventos)


empresa, número do estande quando houver e responsável pela retirada do material


Estrada Vereador Onildo Lemos, 2505

CEP 88058-700 - Praia do Santinho - Florianópolis/SC


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13. Staff de eventos e fornecedores


Uma lista com o nome, empresa fornecedora e CPF de todas as pessoas que trabalharão no evento deve ser enviada à Célula de Eventos para que seja permitido o acesso dos mesmos.


Todos os fornecedores que atenderão o evento devem ser listados com o nome da pessoa responsável e telefone celular de contato.


É exigido que o pessoal envolvido na montagem de estandes/exposições esteja permanentemente uniformizado e asseado.


É proibido fumar dentro de espaços fechados e cobertos em todas as dependências do resort.


O staff de montagem deve limitar seus deslocamentos exclusivamente às áreas de trabalho específicas e/ou ao espaço alugado para a realização do evento.


Eventos com grande quantidade de staff e refeições nos restaurantes do resort devem ter os horários e locais alinhados com antecedência junto à Célula de Eventos.


O resort não dispõe de equipe para transporte de materiais de eventos, isto deverá ser providenciado pela organização do evento.

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14. Energia elétrica e geradores de energia


O Costão do Santinho é suprido com tensão 380V trifásica / 220V monofásica, consulte a supervisão de Eventos/Manutenção para informações complementares.


As instalações elétricas necessárias para iluminação, sonorização e qualquer outra necessidade de energia são de responsabilidade da organização do evento. Ao Costão cabe conectar as instalações elétricas nos quadros de energia do resort.


Eventuais cortes de energia elétrica, panes ou outros problemas relativos à instalação elétrica inadequada nos estandes ou dela decorrentes, serão de responsabilidade do expositor, devendo este arcar com as consequências, em qualquer esfera.


Os espaços de eventos possuem capacidades de energia distintas, consulte a Célula de Eventos sobre a capacidade de cada local. Caso a demanda do evento seja maior, é necessária a locação de gerador pela organização do evento.


Os trabalhos relacionados com eletricidade deverão ser acompanhados pelo coordenador de Manutenção ou pessoa autorizada por ele. No final das instalações elétricas e antes do início do evento serão realizadas inspeções para fins de segurança.


O posicionamento de geradores de energia deverá ser realizado em locais previamente definidos pela Célula de Eventos do Costão do Santinho.


A empresa organizadora deverá prever o cabeamento necessário para conectar o gerador até os espaços de eventos conforme comprimento especificado abaixo:


CIE - Centro Internacional de Eventos - 100 metros

Salão Cascaes - 20 metros

Espaço Tuguá - 30 metros

Parador Sambaqui - 130 metros

Rancho do Pescador/Santinho Grill - sob consulta


Observação: As medidas citadas são aproximadas e dependem das características de cada evento (localização do palco, entre outras), consulte a Célula de Eventos no caso de dúvidas.

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15. Som, música ao vivo e música ambiente


É proibido o uso de qualquer aparelho de amplificação para a emissão de mensagens de vendas ou promoções nas dependências do resort.


O limite de horário para apresentação musical ao vivo ou mecânica em ambientes que não possuam isolamento acústico é 00h (Parador Sambaqui, Espaço Vila do Porto, Rancho do Pescador, Santinho Grill, Espaço Yoga, praia, Choupana), com exceção do Lounge do Hotel Internacional e Lounge do Spa que têm limite de horário até às 22h.


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16. ECAD para shows nacionais e internacionais


A arrecadação do ECAD de apresentações musicais é de responsabilidade da organização do evento.


O Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (ECAD) é um escritório privado brasileiro responsável pela arrecadação e distribuição dos direitos autorais das músicas aos seus autores. O ECAD arrecada direitos autorais das músicas tocadas, que pode ser calculado por quantidade de músicas tocadas, percentual do valor do contrato com o artista (cachê), por área do local, entre outros.


Contato: eventossc@ecad.org.br | (48) 3222 8452

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17. Alvará de Evento da Prefeitura de Florianópolis


Os alvarás são emitidos pela Secretaria de Serviços Públicos - SESP, garantindo a regularidade do evento com a municipalidade. São obrigatórios para eventos públicos (congressos e eventos esportivos), eventos com montagem/construção de estruturas e eventos que realizam alguma ação na praia.


Estes requerimentos devem ser solicitados na Prefeitura Municipal de Florianópolis com 45 dias de antecedência do evento e requerem: Contrato Social da empresa promotora, período de realização e outras informações conforme as características específicas de cada evento.



Confira alguns exemplos: 


  • ART - Anotação de Responsabilidade Técnica das estruturas físicas, instalações elétricas, aterramento e sonorização.


  • ART de instalação de Banheiros Químicos e/ou Contrato de Locação.


  • Protocolo junto ao Corpo de Bombeiros ou Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros.


  • Contrato de Segurança Privada. 


  • Contrato Ambulância.


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17.1 Festas na praia, Licenças Ambientais e Alvarás


As licenças e alvarás necessários variam conforme a complexidade da montagem do evento na praia.


O prazo mínimo para a solicitação das licenças é de 40 dias. As informações de quais licenças são necessárias serão passadas pela empresa terceirizada Geossustentável. Somente esta empresa está autorizada a retirar licenças para a realização de festas em frente ao Costão do Santinho.


Possíveis licenças e alvarás:



1- FLORAM (2 licenças - ambiental e sonora), e/ou FATMA, e/ou IBAMA;

2- SPU/SC (Gerência Regional do Patrimônio da União) - autorização de uso da praia e faixa de marinha;

3- Profissional registrado no CREA - ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) para montagem de estruturas.




Órgãos que emitem guia de arrecadação DARF referente à metragem utilizada e o período:



1- SESP - autorização para utilização de área pública.

2- Bombeiros - através do projeto da Tenda, concede o alvará de funcionamento mediante aprovação do projeto de prevenção de incêndio e vistoria da estrutura.

3- Delegacia Civil - alvará de jogos e diversões.



Empresa: Geosustentável Engenharia e Meio Ambiente

Contato: Geógrafo Julio Eduardo Mudat

48 9898 9965 | 9 9969 5969

julio@geosustentavel.com.br

www.geosustentavel.com.br 

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18. Alimentos e Bebidas


O resort possui exclusividade em serviços de alimentos e bebidas em suas dependências. A entrada ou entrega de alimentos e bebidas por fornecedores externos necessita de autorização prévia da Célula de Eventos.


Bebidas podem ser trazidas de fora do Costão mediante cobrança de taxa de rolha, consulte a Célula de Eventos para orçamento.

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19. Estacionamento


Todos os apartamentos do Costão possuem vagas privativas de garagem em suas próprias Vilas Açorianas ou no Hotel Internacional, sem custo adicional.


Em todas as demais áreas do resort não é permitido o estacionamento de qualquer veículo.


Os participantes, staff e fornecedores de eventos não hospedados deverão ser direcionados para o estacionamento administrado pela empresa AGF, próximo à entrada do resort. Os valores das diárias vigentes devem ser consultados e efetuados diretamente com a AGF.


Contato: Alexandre Fabiane - 48 9 9613 1330

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20. Costão SPA


Com inspiração, liberdade e bem-estar é possível ir longe. É esse despertar para novas sensações que o Costão SPA busca oferecer por meio de tratamentos, rituais e terapias que desintoxicam e relaxam mente e corpo.


O Costão SPA está entre os 3 melhores SPAs do Brasil, com um espaço constituído por 9 salas de massagem, 2 salas de estética corporal e facial, sala específica para terapia craniossacral, e espaço fitness com aulas de pilates e relaxamento postural.


Montamos menus personalizados e com condições especiais para eventos.



Costão SPA

Contato: Ozélia Carvalho

(48) 3261 2170 | 3261 2173

ozelia@costao.com.br

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21. Esporte e Lazer


O resort possui diversas atividades de esporte e lazer para todas as idades incluídas na diária.


Algumas atividades como paintball, aula de surf, SUP - stand up paddle, arvorismo, passeio de escuna, entre outras, são fornecidas por empresas parceiras e possuem custo extra. Consulte os valores e agende no ramal 2222, diretamente com a Central do Hóspede. Para ficar por dentro de toda a programação de entretenimento baixe nosso aplicativo.

Ações privativas podem ser realizadas por meio da contratação antecipada de monitores exclusivos, com custo extra. O Costão do Santinho possui várias atividades esportivas, recreativas e lúdicas já desenvolvidas para eventos, consulte a Célula de Eventos para obter orçamento.

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22. Costão Golf


O Costão Golf oferece o cenário perfeito para os amantes do golfe, em um lugar cercado de verde e paisagens fascinantes com morros, dunas e lagoas. Possui um campo desafiador de 9 buracos par 36 clássicos (2 par 3, 2 par 5 e 5 par 4) de 3.200 jardas, permitindo jogos de até 111 voltas por dia na primavera e no verão. Com 4 tees de saída, o campo é apto para todos os níveis de jogadores.


Durante as clínicas de golfe para os eventos corporativos, instrutores qualificados auxiliam no desenvolvimento do swing de jogadores, independente da idade e estágio de aprendizado. A academia trabalha nas três fases do jogo: longo, curto e putter.


Costão Golf

Contato: Gustavo Brandão

(48) 3206 1093

gustavo.brandao@costaoville.com.br 


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